Trang Chính

Từ Hướng dẫn sử dụng HSCVDT


Mục lục

Bắt đầu


Hướng dẫn sử dụng tài liệu

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm hồ sơ công vụ điện tử gồm các phần chính và có các phần chính như sau:

  • Phần bắt đầu: Trình bày cách sử dụng tài liệu, các thuật ngữ và viết tắt trong tài liệu.

  • Phần tổng quan: Phần này sẽ giới thiệu tổng quan về hệ thống.

  • Phần hướng dẫn sử dụng: Giới thiệu tổng quan về các bước sử dụng chương trình này.

  • Phần mô tả hệ thống theo chức năng: Mô tả chi tiết các chức năng và cách sử dụng của mô-đun này trên quan điểm người sử dụng theo kịch bản hoặc nghiệp vụ. Mỗi một chức năng đều có phần mô tả về chức năng và cách sử dụng có hình minh họa.

  • Phần phụ lục: Giới thiệu thêm các tài liệu liên quan, câu hỏi thường gặp và hướng dẫn khắc phục sự cố.

Hình thức trình bày tài liệu

Tài liệu hướng dẫn sử dụng được trình bày theo trình tự từ tổng quan đến chi tiết. Về phần mô tả và hướng dẫn sử dụng đều có hình minh họa kèm theo cho dễ hình dung.

Thuật ngữ và viết tắt

  • HSCVDT: Hồ sơ công vụ điện tử

Giới thiệu tổng quan


Chức năng, nhiệm vụ

Tên của chương trình này là: Hồ sơ công vụ điện tử.

Chương trình có hai nhiệm vụ chính sau:

  • Là công cụ để cho cán bộ, công chức mô tả về công việc đang làm.

  • Dễ dàng chia sẻ thông tin với đồng nghiệp, thông tin ở đây chính là công việc, tài liệu ...và là tài sản của cơ quan.

Hệ thống

Chương trình hồ sơ công vụ điện tử được xây dựng trên hệ thống quản trị nội dung mã nguồn mở tốt nhất hiện nay là Drupal.

Drupal là một hệ thống quản trị nội dung mã nguồn mở, được phát triển trên ngôn ngữ lập trình PHP, hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL và được phân phối dưới giấy phép GPL. Drupal được xây dựng theo mô hình thiết kế hướng đối tượng thông minh, cung cấp các tính năng mạnh mẽ, đáp ứng được nhu cầu xây dựng các hệ thống web từ đơn giản, như tạp ghi cá nhân, đến phức tạp, như nhóm thảo luận, thương mại điện tử, tổ chức lớp học, …

Chương trình được chia thành 3 khu vực:

  • Khu vực dành cho người dùng: Đây là nơi người dùng sử dụng các chức năng chính của chương trình như hồ sơ công cụ, lịch, tài liệu...

  • Khu vực dành cho quản trị nội dung: Người quản trị sau khi đăng nhập vào tài khoản có quyền quản trị thì có các nhiệm vụ quản trị như: Tạo thông báo, thông tin chung, quản trị người dùng, tài liệu chung...

  • Khu vực dành cho quản trị hệ thống: Đây là khu vực dành cho quản trị cao nhất với hệ thống này. Nhiệm vụ của quản trị hệ thống là đảm bảo cho hệ thống vận hành một cách ổn định nhất.

Hướng dẫn sử dụng


Để sử dụng chương trình người sử dụng cần làm theo các bước sau:

  • Truy cập hệ thống bằng trình duyệt web qua địa chỉ : http://1.0.3.190

  • 3.1.png

  • Nhập tên và mật khẩu của tài khoản để đăng nhập

  • Nếu chưa có tài khoản thì người dùng đăng ký một tài khoản bằng cách vào mục “Tạo tài khoản” và điền các thông tin như bên dưới (sau khi tạo tài khoản thì người dùng chờ cho quản trị nội dung kích hoạt tài khoản thì mới đăng nhập được)

  • 3.2.png


 

  • Sau khi đăng nhập thành công thì sẽ hiện ra như sau:

  • 3.3.png

Đây là màn hình hiển thị các chức năng của người sử dụng của người sử dụng chương trình.

Một số chức năng chính:

  • Thông tin cá nhân : Hiển thị thông tin cá nhân.

  • Đơn vị, Tổ chức: Hiển thị danh sách Đơn vị, Tổ chức mà cá nhân đó thuộc vào

  • Danh sách kết nối: Hiển thị danh sách các đồng nghiệp, cán bộ đã kết nối.

  • Danh sách càn bộ: Hiển thị danh sách các đồng nghiệp, cán bộ

  • Thông báo chung: Danh sách thông tin chung

  • Lịch biểu: Hiển thị lịch biểu của cá nhân và của cơ quan

  • Công việc: Hiển thị công việc của cá nhân đó

  • Hoạt động gần đây: Liệt kê những hoạt động của các cá nhân đã kết nối với nhau

  • Hồ sơ công vụ: Mô tả về công việc cũng như thông tin về cá nhân đó

  • Tài nguyên chung: Là nơi đề các cá nhân có thể tra cứu và tải về những tài liệu hay dùng nhất.

  • Kho lưu trữ tài liệu: Là nơi lưu trữ văn bản, tài liệu của cơ quan cũng như của cá nhân.

  • Lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ: hỗ trợ đăng ký và thông báo lịch làm việc với Lãnh đạo Bộ

Chi tiết về chức năng và cách sử dụng từng mô-đun sẽ được mô tả ở mục bên dưới.

Mô tả hệ thống theo chức năng


Trang thông tin giới thiệu chung (home page)

Chức năng Giới thiệu Hồ sơ công vụ điện tử

Giới thiệu chung về chức năng

Mục đích: Giới thiệu chung về trang hồ sơ công vụ điện tử. giúp người sử dụng có cái nhìn tổng quan hơn về chương trình này.

Người dùng có thể xem kể cả khi chưa đăng nhập.

Luồng hoạt động

Chức năng này sẽ do quản trị nội dung cập nhật và chỉnh sửa

Trên menu chính người dùng click chuột vào menu “Trang chủ” để xem trang thông tin giới thiệu chung về Hồ sơ công vụ điện tử.

4.1.png

Mô-đun “Đăng ký tài khoản sử dụng mới”

Chức năng Đăng ký tài khoản sử dụng mới

Mỗi người dùng hệ thống đều phải có một tài khoản (bao gồm tên truy cập và mật khẩu) để đăng nhập vào hệ thống và tiếp tục truy cập các chức năng bên trong.

Luồng hoạt động

Mở trình duyệt ( Firefox hoặc Google Chrome), gõ địa chỉ truy cập ứng dụng.

Sau khi nhập địa chỉ trên, màn hình sẽ hiển thị như sau:

4.2.png

Nhấp chuột vào liên kết 'Tạo tài khoản' để chuyển tới màn hình đăng ký.

4.3.png

Nhập tên người dùng, mật khẩu, địa chỉ email vào các trường theo yêu cầu.Sau khi đăng ký, người dùng sẽ dùng tên và mật khẩu đãng ký này để đăng nhập vào hệ thống.

Lưu ý những chỉ dẫn nhỏ

4.4.png

Nhập thông tin cụ thể (Họ tên, ngày sinh, số điện thoại...) vào phần thông tin cá nhân

4.5.png

Người dùng có thể nhập phần 'Thông tin thêm' nếu muốn.

Lưu ý : Những trường có đánh dấu * là trường bắt buộc phải nhập thông tin

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, bấm nút 'Tạo tài khoản' kết thúc quá trình tạo một tài khoản mới.

4.6.png


 

Sau khi đăng ký tài khoản, hệ thống sẽ gửi một email thông báo về địa chỉ email đã nhập ở trên như sau:

4.7.png

Người dùng cần làm theo các bước hướng dẫn trong email thông báo nhận được để kích hoạt tài khoản và tiếp tục sử dụng.

Đăng nhập hệ thống

Chức năng Đăng nhập hệ thống

Đây là chức năng giúp người dùng có quyền truy cập vào chương trình khi đã có một tài khoản hợp lệ.

Luồng hoạt động

Sau khi gõ địa chỉ truy cập,website sẽ tự động chuyển hướng đến màn hình truy cập.

Nhập tên người dùng và mật khẩu đã đăng ký

4.8.png

Đánh dấu vào ô 'Nhớ mật khẩu' để hệ thống nhớ mật khẩu cho những lần đăng nhập sau.Lưu ý không nên nhớ mật khẩu nếu đăng nhập trên máy tính dùng chung.

Bấm nút 'Đăng nhập' để truy cập vào hệ thống

Chức năng Quên mật khẩu

Trong trường hợp người dùng quên mật khẩu có thể nhấp chuột vào tab 'Quên mật khẩu' để yêu cầu hệ thống cấp mật khẩu khác

4.9.png

Luồng hoạt động

Nhập tên đăng nhập hoặc thư điện tử (email) sau đó bấm nút 'Gửi mật khẩu mới qua thư điện tử' để hệ thống cấp mật khẩu mới.

4.10.png

Sau khi gửi yêu cầu cấp mật khẩu mới, người dùng sẽ nhận được một email thông báo như sau:

4.10 1.png

Người dùng cần làm theo các bước hướng dẫn trong email thông báo nhận được để nhận mật khẩu mới và tiếp tục sử dụng.

Thông tin cá nhân

Đây là chức năng quản lý, cập nhật, hiển thị thông tin cá nhân bao gồm ảnh đại diện, thông tin cá nhân, lý lịch trích ngang, thông tin về chức danh, chức vụ, đơn vị công tác. Các thông tin này do từng cá nhân tự quản lý, cập nhật.

Luồng hoạt động

Để xem hoặc chỉnh sửa thông tin cá nhân, trước tiên người dùng cần đăng nhập vào hệ thống (theo hướng dẫn ở trên).

Sau khi đăng nhập,website chuyển hướng đến Trang của tôi, màn hình hiển thị như sau:

4.11.png

Xem thông tin cá nhân

Để xem thông tin cá nhân người dùng có thể nhấn vào liên kết Thông tin cá nhân' góc trên bên phải màn hình

4.12.png

 

hoặc liên kết 'Lý lịch trích ngang' trong phần Hồ sơ công vụ bên phải màn hình

4.13.png

 

Sau khi nhấn vào liên kết, website sẽ chuyển hướng đến trang Thông tin cá nhân, hiển thị toàn bộ thông tin người dùng đã nhập vào khi đăng ký tài khoản như Họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ email...

4.14.png
Chỉnh sửa thông tin cá nhân

Đây là chức năng giúp người dùng có thể chỉnh sửa các thông tin cá nhân như : ảnh đại diện, Tên, thông tin thêm...

Luồng hoạt động

Từ trang xem thông tin cá nhân, người dùng có thể chỉnh sửa thông tin cá nhân bằng cách nhấn vào liên kết 'Chỉnh sửa'

4.15.png

 

Tại đây người dùng có thể chỉnh sửa Thông tin cá nhân, Thông tin tài khoản, Thông tin thêm bằng cách nhấn vào các tab có trên màn hình

  • Tại tab Thông tin cá nhân người dùng nhập mới các thông tin cần sửa như Chức vụ, Đơn vị làm việc, Số điện thoại... vào các trường thông tin rồi bấm nút 'Save' để lưu lại các thay đổi vừa nhập.

  • 4.16.png

 

  • Tại tab 'Tài khoản' người dùng có thể thay đổi tên người dùng, mật khẩu, địa chỉ email... tùy ý

  • 4.17.png

 

Người dùng cũng có thể tải ảnh lên để làm hình đại diện bằng cách nhấn vào nút 'Choose file', chọn ảnh có sẵn trên máy.Lưu ý kích thước tối đa là 200x200 và dung lượng tối đa là 300kB

4.18.png

Sau khi đã nhập các thay đổi cần thiết, nhấn nút 'Save' để lưu lại.

  • Người dùng cũng thực hiện các thao tác tương tự tại tab Thông tin thêm.

  • Lưu ý : các trường đánh dấu * là các trường bắt buộc phải nhập thông tin

Mô-đun Hồ sơ công vụ điện tử cá nhân (Trang của tôi)

Chức năng Hồ sơ công vụ điện tử cá nhân

Mục đích: Đây là trang trung tâm của phần mềm Hồ sơ công vụ điện tử, tại đây hiển thị thông tin về cá nhân và các thông tin liên quan đến cá nhân này.

Hình ảnh minh họa:

4.19.png

Các chức năng chính được hiển thị trên trang này:

Thông tin cá nhân : Hiển thị thông tin các nhân ở cột bên trái trên cùng gồm ảnh đại diện, tên, chức danh, chức vụ và thông tin chi tiết.

4.20.png

Phòng ban, Đơn vị: Thông tin về Phòng ban, Đơn vị mà người đó thuộc vào.

Kết nối công việc: Hiển thị danh sách các đồng nghiệp đã được kết nối.

4.21.png

Lịch biểu: Có chức năng nhắc việc, hiển thị lịch biểu của cá nhân hay của cơ quan

4.22.png

Công việc: Hiển thị bảng nhắc việc và danh sách công việc của cá nhân

4.23.png

Hồ sơ công vụ: Mô tả về công việc và các thông tin liên quan đến cá nhân đó.

4.24.png

Tài nguyên chung: Tài liệu văn bản cho tất cả mọi người có thể truy cập

4.25.png

Chi tiết cho từng chức năng cụ thể xem thêm ở các phần tiếp theo

Mô-đun “Hồ sơ công vụ điện tử Phòng”

Chức năng Tổng hợp dữ liệu Phòng

Mục đích: Tổng hợp các thông tin như công việc, tài liệu từ các cá nhân thuộc Phòng ban đó, giới thiệu chung về Phòng ban đó.

Điều kiên: Chỉ lãnh đạo Phòng ban đó có quyền xem các thông tin tổng hợp dữ liệu của Phòng ban này, những người không có quyền chỉ được xem thông tin chung về Phòng ban đó.

Các chức năng chính được hiển thị trên trang này:

Thông tin phòng : Hiển thị thông tin phòng ở cột bên trái trên cùng gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin chi tiết.

4.26.png

Danh sách thành viên của Phòng:

4.27.png

Lịch biểu: Có chức năng nhắc việc, hiển thị lịch biểu của Phòng

4.28.png

Hồ sơ công vụ: Mô tả về công việc và các thông tin liên quan đến Phòng

4.29.png

Tài nguyên chung: Tài liệu văn bản cho tất cả nhân viên của Phòng có thể truy cập

4.30.png

Mô-đun “Hồ sơ công vụ điện tử Đơn vị”

Chức năng Tổng hợp dữ liệu Đơn vị

Mục đích: Tổng hợp các thông tin như công việc, tài liệu từ các Phòng ban thuộc Đơn vị đó , giới thiệu chung về Đơn vị đó.

Điều kiện: Chỉ lãnh đạo Đơn vị đó có quyền xem các thông tin tổng hợp dữ liệu của Đơn vị này, những người không có quyền chỉ được xem thông tin chung về Đơn vị đó.

Tương tự Hồ sơ công vụ điện tử Phòng

Mô-đun Lịch cá nhân

Mục đích: Hiển thị, tạo lịch biểu cá nhân, lịch biểu này do cá nhân tự quản lí.

Chức năng:

  • Nhắc lịch trong ngày và ngày mai nếu có

  • Thêm thông tin cho lịch như ghi chú, tài liệu liên quan ...

  • Lưu trữ và chia sẻ thông tin liên quan đến lịch biểu đó

  • Có thể chia sẻ thông tin về lịch biểu với đồng nghiệp khác.

Luồng hoạt động

  • Để tạo lịch cá nhân, người dùng bấm vào nút 'Thêm' trên khu vực hiển thị Lịch

  • 4.31.png

Website sẽ chuyển tới trang nhập nội dung Lịch như sau

4.32.png

Nhập Tiêu đề Lịch, Thời gian, Nội dung của Lịch.

Để chia sẻ thông tin về lịch biểu với đồng nghiệp khác, người dùng tick vào ô 'Chỉ đồng nghiệp' ở tùy chọn Chia sẻ thông tin

4.33.png

Nhấn 'Lưu' để hoàn thành việc tạo Lịch cá nhân.

  • Sau khi nhấn 'Lưu' , nội dung lịch mới tạo sẽ hiển thị ở phần 'Lịch cá nhân' trên 'Trang của tôi'

4.34.png
  • Để xem nội dung chi tiết của Lịch, người dùng nhấn vào nhấn vào tiêu đề Lịch

  • Người dùng có thể sửa và cập nhật các nội dung, thông tin của Lịch bằng cách nhấn vào nút 'Sửa' , nhập và sửa các thông tin rồi nhấn 'Lưu' để cập nhật.

4.35.png

Chức năng Lịch Lãnh đạo Bộ

Giới thiệu chung về chức năng

Mục đích: Hiển thị, Đăng ký lịch làm việc với Lãnh đạo Bộ

Chức năng:

  • Hiển thị lịch trong ngày và trong tuần của Lãnh đạo Bộ

  • Thêm thông tin cho lịch như ghi chú, tài liệu liên quan ...

  • Chia sẻ thông tin về lịch biểu với đồng nghiệp khác.

Luồng hoạt động

  • Để xem Lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ, từ màn hình sau khi đăng nhập, người dùng bấm vào tab “Lịch Lãnh đạo Bộ”. Lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ sẽ hiển thị như sau:

4.36.png
  • Để đăng ký lịch, người dùng bấm vào nút 'Đăng ký lịch'. Màn hình sẽ chuyển hướng vào trang đăng ký. Tại đây người dùng Nhập các thông tin cần thiết như Thời gian, Nội dung, Thành phần tham dự, Đơn vị chuẩn bị, Người đăng ký, Đơn vị đăng ký, chọn tên Lãnh đạo Bộ, phòng họp. Người dùng cũng có thể đính kèm tài liệu tại đây.

4.37.png

Lưu ý những trường có đánh dấu * là những bắt buộc phải nhập thông tin.Sau khi đã nhập các thông tin cần thiết, nhấn “Lưu' để hoàn tất.

  • Sau khi người dùng đăng ký lịch, nội dung lịch này sẽ được đưa vào mục Dự thảo Lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ. Nội dung lịch này cần phải được người được phân quyền quản lý lịch làm việc xem xét và duyệt mới được đưa vào lịch chính thức ( hiện nay người được phân quyền quản lý và duyệt lịch là chị Nguyễn Thanh Hòa).

  • Người được phân quyền quản lý và duyệt lịch được phép chỉnh sửa nội dung lịch các đơn vị gửi tới.Ngoài ra có thể highlight đỏ các lịch mới hoặc lịch quan trọng để người dùng và các đơn vị đăng ký biết.

4.38.png

Mô-đun “Nhắc việc”

Mô-đun quản lí các nhiệm vụ, công việc được phân công, bao gồm các công việc định kỳ đã được qui định tại các văn bản liên quan như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chức năng nhiệm vụ do Lãnh đạo thông báo phân công bằng văn bản, các nhiệm vụ đột xuất và các nhiệm vụ do chính các nhân đặt ra để tự theo dõi.

Mô-đun quản lí công việc là thành phần cốt lõi của phần mềm hồ sơ công vụ điện tử để các Cá nhân, Phòng, Đơn vị cập nhật theo dõi trạng thái công việc, nhắc việc

Chức năng Tạo, giao việc

Mục đích: Tạo công việc của cá nhân hay giao việc cho người khác.

Việc tạo ra chỉ có thể tự giao cho chính mình hoặc giao cho người khác.

Luồng hoạt động

  • Từ 'Trang của tôi' người dùng bấm vào nút 'Thêm' trong phần Nhắc việc để tạo việc.

4.39.png
  • Màn hình chuyển hướng tới trang tạo việc như sau:

  • Người dùng nhập các thông tin cần thiết, chọn trạng thái công việc, ngày bắt đầu và thời hạn kết thúc.Lưu ý các trường đánh dấu * là trường bắt buộc nhập thông tin.

4.40.png
  • Trong trường giao việc , người dùng tick vào ô 'Tự giao cho mình' để giao việc cho bản thân

4.41.png

hoặc gõ tên người mình cần giao việc vào ô 'Thêm tài khoản người dùng'

4.42.png
  • Sau khi đã nhập các thông tin cần thiết, bấm 'Lưu' để hoàn tất.

Chức năng Chia sẻ

Mục đích: Chia sẻ thông tin về công việc đang làm với đồng nghiệp

Luồng hoạt động

  • Để chia sẻ thông tin công việc với đồng nghiệp, tại tùy chọn 'Chia sẻ thông tin' trong trang Tạo việc, người dùng tick vào ô 'Chỉ đồng nghiệp' để các đồng nghiệp có thể xem được công việc mới tạo này.

4.43.png
  • Sau khi đã nhập các thông tin cần thiết, bấm 'Lưu' để hoàn tất.

Chức năng Nhắc việc

Mục đích:

  • Giúp cho người giao việc và người được giao dễ dàng quản lí, theo dõi công việc đang làm.

  • Dễ dàng chia sẽ và trao đổi với đồng nghiệp, người giao việc về công việc cụ thể nào đó.

Luồng hoạt động

Sau khi tạo việc mới, nội dung việc này sẽ hiển thị ở phần Nhắc việc trên 'Trang của tôi'.

Mô-đun “Kết nối công việc”

Mô-đun này phục vụ kết nối các cá nhân liên quan theo mô hình mạng xã hội để tiện phối hợp công việc. Các cá nhân cùng phòng được tự động thiết lập kết nối với nhau, ngoài ra người dùng có thể tra lục và gửi yêu cầu kết nối tới bất kỳ người nào cùng mạng. Cá nhân được yêu cầu kết nối sẽ quyết định việc có kết nối hay không.

Chức năng Liệt kê danh sách đã kết nối ở trang của tôi

Hiển thị: Chức năng này được hiển thị ở cột bên trái dưới cùng của trang Hồ sơ công vụ điện tử, ở đây là một danh sách các đồng nghiệp đã được kết nối với mình. Danh sách kết nối của một đồng nghiệp gồm có ảnh đại diện, tên đầy đủ chức danh và chức vụ nếu có.

Mục đích: Hiển thị danh sách và quản lí danh sách được thuận tiện

Luồng hoạt động

Hình ảnh:

10.png

Để xem thông tin của đồng nghiệp có trong danh sách: click vào tên của đồng nghiệp đó.

Lưu ý : Hiển thị kết nối ở đây được hạn chế số lượng là 6 kết nối. Để xem toàn bộ kết nối, người dùng bấm vào liên kết 'Kết nối công việc'

36.png
Chức năng Yêu cầu kết nối một đồng nghiệp

Đây là chức năng yêu cầu kết nối tới một đồng nghiệp cụ thể nào đó

Luồng hoạt động

Người dùng nhập thông tin về người cần kết nối trong ô tìm kiếm

Sau đó sẽ liệt kê ra danh sách các cá nhân phù hợp

Nếu cá nhân đó chưa kết nối thì sẽ hiện ra nút “Kết nối”

Nhấp chuột vào nút này để kết nối.

Sau khi nhấp chuột vào đường dẫn trên sẽ ra trang như sau:

4.45.png

Nhập thông điệp hay tin nhắn tới đồng nghiệp này sau đó nhấp vào nút “gửi” để kết nối hoặc nhấp chuột vào “Bỏ qua” để hủy bỏ yêu cầu.

Sau khi yêu cầu được gửi đi thì người nhận sẽ nhận được yêu cầu ở trang quản lí kết nối (tìm hiểu thêm ở phần tiếp theo) và gửi e-mail thông báo cho người đó. Tiếp theo là chờ người đó chấp nhận yêu cầu này là kết nối thành công.

Chức năng Liệt kê tất cả các đồng nghiệp đã kết nối

Đây là chức năng xem danh sách tất cả các đồng nghiệp đã kết nối.

Danh sách kết nối bao gồm ảnh đại diện, tên, chức danh và chức vụ.

4.46.png

Luồng hoạt động

Để vào danh sách tất cả các đồng nghiệp đã kết nối nhấp chuột vào “quản lí” như hình bên dưới:

4.47.png

Để xem thông tin cá nhân của đồng nghiệp nhấp chuột vào ảnh đại diện hoặc tên của đồng nghiệp.

Chức năng Xác nhận kết nối đồng nghiệp

Đây là chức năng xác nhận các yêu cầu kết nối tới đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp yêu cầu kết nối tới mình.

Luồng hoạt động

Để vào mục quản lí này nhấp chuột vào "Sửa" như ở trên:

4.48.png

Sau đó xuất hiện các mục sau:

4.49.png

Đã kết nối: Giống như mục xem tất cả các kết nối ở trên

Yêu cầu chờ xác nhận: Đây là danh sách các yêu cầu mà mình yêu cầu tới đồng nghiệp và họ chưa đồng ý.

Nhấp chuột vào mục menu “Yêu cầu chờ xác nhận” để vào danh sách này và có hình như bên dưới:

4.50.png

Nhấp chuột vào “Thôi yêu cầu kết nối ” để hủy bỏ yêu cầu này.

Để xem thông tin cá nhân của đồng nghiệp này nhấp chuột vào tên của người đó.

Nếu không có yêu cầu thì có thông báo chưa có.

Yêu cầu kết nối tới tôi: Đây là danh sách các đồng nghiệp có yêu cầu kết nối tới mình.

Nhấp chuột vào mục menu “Yêu cầu chờ xác nhận” để vào danh sách này và có hình như bên dưới:


4.51.png

Nhấp chuột vào “đồng ý” hoặc “từ chối” để xác nhận hoặc từ chối kết nối này.

Để xem thông tin cá nhân của đồng nghiệp này nhấp chuột vào ảnh đại diện hoặc tên.

Nếu không có yêu cầu thì có thông báo chưa có.

Chức năng Chia sẻ thông tin

Đây là chức năng chia sẻ thông tin, công việc, lịch biểu dựa trên các kết nối với đồng nghiệp.

Luồng hoạt động

Chức năng chia sẻ này được tích hợp vào các nội dung như: Hồ sơ công vụ, công việc...

Người dùng chọn việc chia sẻ thông tin với người có kết nối hoặc không có kết nối. Ví dụ: chia sẻ thông tin Hồ sơ công vụ chỉ những người đã kết nối mới xem được.

Chi tiết cách chia sẻ thông tin tham khảo ở phần tạo các nội dung như: Hồ sơ công vụ, công việc...

Mô-đun “Danh sách cán bộ”

Hiển thị toàn bộ danh sách cán bộ đã đăng ký tài khoản người dùng trên hệ thống, giúp cho việc kết nối giữa các cá nhân thuận tiện hơn.

Luồng hoạt động

Để xem danh sách cán bộ trên hệ thống, từ 'Trang của tôi' người dùng bấm vào liên kết “Danh sách cán bộ'.

4.52.png

Màn hình chuyển hướng tới danh sách cán bộ (người dùng) hiện có trên hệ thống :

4.53.png

Tại đây, người dùng có thể kết nối nhanh với các cán bộ khác bằng cách bấm vào nút 'Kết nối' phía dưới tên của cán bộ đó.

Mô-đun “Hoạt động gần đây”

Mô-đun thể hiện các hoạt động của toàn mạng, tập trung vào hoạt động của các cá nhân đã thiết lập kết nối công việc và các hoạt động của phòng, đơn vị mà cá nhân đang tham gia.

Mục đích: Hiển thị các hoạt động kết nối giữa các cá nhân, giúp cho biệc theo dõi thuận tiện hơn.

Hình ảnh:

4.54.png

Điều kiện: Để xem được hoạt động kết nối của cá nhân khác thì người dùng phải kết nối công việc với những cá nhân đó.

Luồng hoạt động

Toàn bộ các hoạt động kết nối đều được hiển thị tự động khi có các sự kiện như tạo việc, kết nối đồng nghiệp...

Người dùng nhấp chuột vào tên của người dùng có trong hoạt động đó để xem thông tin cá nhân của họ.

Người dùng nhấp chuột vào tên nội dung của hoạt động để xem chi tiết nội dung đó.

Hồ sơ công vụ

Chức năng này cho phép người dùng xem, tạo-sửa và chia sẻ các hồ sơ công việc cá nhân như: bảng liệt kê các địa phương được phân công theo dõi, bảng liệt kê các tổ chức được phân công theo dõi...

Tạo hồ sơ công vụ

Giới thiệu chung về chức năng

Sau khi đăng nhập, từ màn hình trang của tôi, người dùng sẽ nhìn thấy menu Hồ sơ công vụ nằm ở góc trên bên phải màn hình.

Luồng hoạt động

Để tạo một hồ sơ mới, nhấn vào dấu + trên menu Hồ sơ công vụ

4.55.png

 

Website sẽ chuyển tới trang nhập nội dung hồ sơ như sau

4.56.png

 

Người dùng nhập nội dung theo các bước sau (lưu ý các trường đánh dấu * là các trường bắt buộc phải nhập thông tin ) :

  • Nhập tiêu đề hồ sơ

4.57 1.png

 

 

  • Nhập nội dung hồ sơ.Trong trường nhập nhập nội dung này có đầy đủ các chức năng định dạng văn bản tương tự các công cụ soạn thảo văn bản thông thường như chỉnh font chữ, cỡ chữ, căn lề, đánh số, chèn hình ảnh....

4.57.png

 

  • Ngoài phần nhập tiêu đề và nội dung hồ sơ,người dùng có thể đính kèm một tệp tin kèm theo hồ sơ này ở phần 'Tệp đính kèm'.

  • Nhấn vào nút 'Choose file', chọn tệp tin cần đính kèm, sau đó bấm nút 'Tải lên'. Lưu ý dung lượng tối đa của tệp tin là 8 MB, loại tệp txt doc pdf docx xls xlsx odt ods.

4.58.png

 

  • Nếu muốn muốn bỏ tệp tin vừa đính kèm, bấm vào nút 'Xóa' bên cạnh tệp tin vừa tải lên

4.59.png

 

  • Nếu muốn đính kèm nhiều tệp vào hồ sơ này bấm vào nút 'Thêm nhiều hơn' và tiếp tục thao tác như trên để đính kèm hồ sơ.

4.60.png

 

  • Để xếp thứ tự cho tài liệu này hiện thị trong menu Hồ sơ công vụ,

  • Bấm vào 'Xếp thứ tự'

4.61.png

 

  • Nhập số thứ tự cho hồ sơ.Số thứ tự thấp hơn thì bài viết sẽ lên trước

4.62.png

 

  • Chia sẻ thông tin : Đánh dấu vào ô 'Chỉ đồng nghiệp' để cho phép họ xem được hồ sơ này hoặc đánh dấu ô 'Riêng tư' tức là không ai được phép xem được hồ sơ này.

4.63.png

 

Sau khi đã nhập đầy đủ nội dung hồ sơ, bấm nút 'Lưu' để đăng hồ sơ lên trang cá nhân hoặc bấm nút 'Xem trước' rồi mới lưu.

 

4.64.png
Xem, bình luận hồ sơ

Mục đích: Đây là chức năng giúp người dùng và những người liên quan có thể đóng góp ý kiến cho các nội dung như: công việc, hồ sơ công vụ và các thông tin khác.

Luồng hoạt động

Sau khi đăng một hồ sơ Trang của tôi, hồ sơ đó sẽ được liệt kê ở menu Hồ sơ công vụ. Để xem hồ sơ đã được đăng lên, bấm vào tên hồ sơ đó

4.65.png
  • Nội dung hồ sơ sẽ được hiển thị như sau:

4.66.png
  • Nếu muốn tải tệp tin đính kèm hồ sơ xuống, bấm vào tên tệp đính kèm rồi nhấn Save

4.66 1.png
  • Khi xem hồ sơ, người xem có thể đăng bình luận của mình dưới nội dung của hồ sơ này bằng cách bấm vào liên kết 'Bình luận'

4.67.png
  • Nhập Chủ đề và nội dung bình luận vào các ô thông tin

4.68.png
  • Bấm nút 'Xem trước để kiểm tra nội dung bình luận đã nhập trước khi gửi

4.69.png
  • Bấm 'Lưu' để gửi bình luận

4.70.png
  • Sau khi gửi, bình luận sẽ hiển thị dưới nội dung hồ sơ như sau:

4.71.png
  • Nếu muốn sửa bình luận đã gửi, bấm vào 'sửa' phía dưới bình luận

4.72.png
  • Nếu muốn phản hồi lại bình luận đã gửi, bấm vào 'phản hồi'

4.72 1.png
Sửa, xóa hồ sơ công vụ

Từ trang xem hồ sơ công vụ, người dùng có thể thao tác chỉnh sửa hoặc hồ sơ này nếu muốn.

Để sửa hồ sơ, bấm vào nút 'Sửa' trên đầu trang

4.74.png

Màn hình sửa nội dung hồ sơ tương tự màn hình tạo hồ sơ ban đầu. Người dùng tiến hành chỉnh sửa các thông tin bên trong sau đó nhấn 'Lưu' để lưu thay đổi hoặc nhấn 'Xóa' để xóa hồ sơ này.


4.75.png

Tài nguyên chung

Chức năng này cho phép người dùng xem (chỉ xem, không chỉnh sửa) những hồ sơ thuộc tài nguyên chung do người được giao quyền (office administrator) quản lý, cập nhật. Những tài nguyên chung này hiển thị trên tất cả các Hồ sơ công vụ điện tử Cá nhân.

Luồng hoạt động

Sau khi được người được giao quyền đăng lên, những tài nguyên chung này sẽ được liệt kê ở menu Tài nguyên chung bên phải màn hình. Để xem tài nguyên chung đã được đăng lên, nhấp chuột vào tên tài nguyên chung

4.76.png

Sau khi nhấp chuột vào tên tài nguyên chung đó, trang nội dung hiển thị như sau

4.77.png

Thao tác tải tệp tin đính kèm và bình luận ở đây tương tự với thao tác ở phần Hồ sơ công vụ.Người dùng xem thêm phần hướng dẫn thao tác ở mục Xem hồ sơ công vụ để biết thêm chi tiết

Kho tài liệu tham khảo

Mô-đun thể hiện dưới dạng quản lý tệp điện tử trên cây thư mục chung.

  • Cá nhân có thể tải các tệp điện tử của mình lên trên 1 cây thư mục đã được tạo sẵn bởi người được giao quyền. Tệp được tải lên sau đó được liệt kê trong danh mục các tệp quan tâm trong Hồ sơ công vụ điện tử Cá nhân.

Các tệp quan tâm cũng có thể được các cá nhân khác đánh dấu từ danh mục tệp chung để liệt kê vào danh mục các tệp quan tâm trong Hồ sơ công vụ điện tử Cá nhân.

Luồng hoạt động

  • Từ ' Trang của tôi' người dùng bấm vào tab 'Tài liệu tham khảo' để truy cập vào kho tài liệu và thực hiện các thao tác cần thiết cho việc quản lý tài liệu của mình.

  • Tại đây người dùng sẽ thấy các thư mục được bố trí sẵn để đưa tài liệu lên

  • Một số thao tác cơ bản để quản lý thư mục và tài liệu trên Kho Tài liệu tham khảo như sau :

  1. Tạo thư mục mới/thư mục con

Chỉ những người được phân quyền mới được tạo thư mục mới.

Để tạo thư mục mới, thao tác như sau :

  • Chọn vị trí cần tạo thư mục con

4.78.png
  • Bấm vào liên kết ' Tạo thư mục mới'

4.79.png
  • Nhập tên thư mục cần tạo sau đó bấm nút ' Thêm thư mục' để hoàn tất.

4.80.png
  1. Upload tài liệu

  • Để upload tài liệu lên Kho lưu trữ, người dùng chọn thư mục cần up load

4.81.png
  • Bấm vào liên kết Tải tài liệu lên

4.82.png
  • Người dùng chọn tài liệu cần đưa lên, sau đó nhập Tiêu để tài liệu, Loại tài liệu.Lưu ý những trường đánh dấu * là những trường bắt buộc nhập thông tin.

4.83.png
  • Bấm nút Tiếp tục để tải lên. Hệ thống sẽ yêu cầu nhập một số dữ liệu giúp phân loại tài liệu như gắn nhãn (tag), lĩnh vực, địa phương ...

4.84.png
  • Bấm Lưu để hoàn tất việc tải tài liệu

3. Tìm kiếm tài liệu

Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu theo các yếu tố :

  • Loại tài liệu : Báo cáo tuần, Báo cáo tháng, Báo cáo quý, Báo cáo năm

  • Lĩnh vực : Bưu chính, Viễn thông, Báo chí, Xuất bản.....

  • Địa phương

và một số yếu tố khác

4.85.png

Ngoài ra, khi tài liệu được đưa lên Kho tài liệu lưu trữ sẽ được gắn nhãn phục vụ cho việc phân loại và tìm kiếm. Vì vậy khi tìm kiếm người dùng có thể tìm kiếm theo nhãn.

Phụ lục

Công cụ cá nhân